Puheeksi ottamisen taito työyhteisöissä

Työyhteisöissä syntyy aina välillä ongelmia, jotka vaikuttavat merkittävästi yhteisen tekemiseen ja työssä viihtyvyyteen. Ne voivat liittyä joko yksittäisen työntekijän henkilökohtaiseen elämään, kuten terveyshuoliin, tai koko organisaation kulttuuria leimaaviin toimintatapoihin.

Ongelmiin puuttumisessa ja niiden ratkaisemisessa päävastuu on lähtökohtaisesti esihenkilöllä. Kuitenkaan paraskaan esihenkilö ei kykene lukemaan toisten ajatuksia. Niinpä esihenkilö voi vaikuttaa asioihin vasta sitten, kun ne on ensin otettu hänen kanssaan puheeksi. Myös lakisääteisesti vastuu työyhteisön hyvinvoinnista on sen kaikilla jäsenillä. Tämä tarkoittaa sitä, että kuka vaan voi nostaa esiin epäkohdan tai huolen, joka liittyy esimerkiksi työtehtävien laiminlyömiseen, turvallisuus- ja terveysongelmiin sekä epäasialliseen käytökseen.  

Puheeksi ottaminen koekaan kuitenkin usein vaikeaksi: saatetaan pelätä, millaisen reaktion vaikean asian esiin nostaminen herättää. Olemme varmasti kaikki kohdanneet ikävältä tuntuvaa vähättelyä, välinpitämättömyyttä, raivoamista tai loukkaantunutta silmien pyörittelyä. Pahimmassa tapauksessa pelko ikävästä vastaanotosta saa meidät välttelemään puheeksi ottamista, jolloin pienet ongelmat uhkaavat paisua valtaviksi. Vaikeat tilanteet korjaantuvat vain äärimmäisen harvoin itsestään, minkä vuoksi niihin on tärkeää puuttua – ja mielellään tarpeeksi ajoissa, kun vaikeudet eivät ole levinneet vielä kohtuuttomilta tuntuviin mittakaavoihin.

Näin valmistaudut puheeksi ottamiseen

Kun puheeksi ottamiseen valmistautuu etukäteen, se sujuu helpommin ja johtaa todennäköisemmin toivottuun lopputulokseen.  

Aloita valmistautuminen jäsentämällä ajatuksiasi esimerkiksi kirjoittamalla ylös tekemiäsi havaintoja ja kokemiasi tuntemuksia. Voit myös listata, millaisia työntekoon tai hyvinvointiin liittyviä haittoja puheeksi otettava asia on mielestäsi aiheuttanut. Ajatusten jäsentäminen etukäteen mahdollistaa sen, että pystyt tuomaan asiasi selkeämmin esille ja muistat varmasti mainita kaikki mielestäsi olennaiset huomiot.  

Suunnittele myös, miten, missä ja milloin otat asian puheeksi. Kannattaako asiasta keskustella kahdestaan tietyn henkilön kanssa vai viikoittaisessa tiimipalaverissa? Tulisiko ympäristön olla ruuhkainen ruokala vai rauhallinen toimisto? Olisi keskustelu järkevintä ajoittaa maanantaiaamulle vai perjantai-iltapäivälle? Pohdi myös omaa ilmaisutapaasi, kuten kehonkieltäsi ja sanavalintojasi.

Vinkki: Lue Instagram-postaus, jossa avaan ratkaisukeskeisen puheeksiottamisen periaatteita!

Esihenkilö: Tarjoa mahdollisuus puheeksi ottamiselle

Jaan alla olevassa kuvassa harjoituksen, jonka avulla kannustan esihenkilöitä tarjoamaan henkilöstölleen mahdollisuuden asioiden puheeksi ottamiselle. Ennen harjoituksen tekemistä on tärkeää sopia yhteiset ”pelisäännöt”, kuten: Ei keskeytetä toisiamme, vaan annetaan kaikkien sanoa asiansa loppuun asti.

Harjoitus kannattaa toteuttaa rauhallisessa ympäristössä kohtuullisen pienellä porukalla, esimerkiksi työtiimeissä.

Esihenkilön on tärkeää huolehtia siitä, että harjoituksessa syntyvä keskustelu johtaa lopulta yhteiseen johtopäätökseen tai ratkaisuun. Tämä edellyttää muun muassa ajankäytön hallintaa ja puheenvuorojen tasaista jakamista.

Lisäksi harjoituksen pohjalta saattaa nousta tarve määrittää ja sopia laajemminkin työyhteisön yhteisistä toimintaperiaatteista ja – tavoista. Voidaan esimerkiksi kirjata toimintaohje, miten vaikeat asiat voisi ottaa puheeksi kaikille sopivalla tavalla ja millä tavoin esimerkiksi epäasialliseen käyttäytymiseen puututaan. Kun linjaukset ja rajat ovat kaikille selvät, on asioita jatkossa helpompi ottaa puheeksi. Esihenkilön on tärkeää huolehdittava siitä, että jokainen työyhteisön jäsen on tietoinen toimintaohjeen sisällöstä. Jatkossa toimintaohjeen on hyvä olla myös helposti nähtävillä.

Voit tallentaa / tulostaa A4-kokoisen tiedoston klikkaamalla kuvaa.

Lopuksi haluan korostaa, kuinka puheeksi ottaminen mahdollistaa sen, että työnteko sujuu ja työyhteisössä kaikilla on hyvä olla 😊 Pidetään siis vastuullisesti huolta toisistamme!


Jätä kommentti

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s